Indépendant de l'administration municipale, le Bureau de l'ombudsman est soutenu dans ses fonctions par un ombudsman qui assure le fonctionnement du processus d'intervention et d'enquête. Il rédige les recommandations en collégialité avec les commissaires et en assure leur suivi. Il est également responsable de la structure d'accueil et de l'admissibilité des demandes au Bureau.
L’ombudsman ainsi que les commissaires sont nommés par résolution du conseil municipal.
Les commissaires du Bureau de l'ombudsman sont des personnes bénévoles de divers horizons résidant sur le territoire de la ville de Saguenay et possédant une expertise susceptible de donner un éclairage pertinent aux dossiers qui leur sont soumis. Les commissaires désignent, parmi eux, un président et un vice-président, ce dernier agissant en remplacement du président au cas d’absence ou d’incapacité d’agir de celui-ci.